如何清晰获得正确的财务数据

从“检查和改正”到“从源头上控制质量”

财会人员的大部分工作内容是检查和调制信息。但是，任何花费在追查不完整信息、修正数据以及澄清表述的时间都被认为是重复劳动和浪费。在绝大多数情况下，数据在源头就有问题，但是这些问题要经过很久才被发现。重复劳动会中断工作流程，延误报告的编制和分析工作。

当个处理信息的人认为他的工作准确无误，而依托该信息开展后续工作的人发现无法对信息进行处理时，工作流程就会产生断裂。为什么这两个人对于信息的及时性、完整性以及准确性的认知有如此大的差异?原因就在于对何为“质量上乘的数据”没有清晰准确的定义。

如果你向发现问题的人询问是依据什么来判定数据的正确与否，他们会详尽地列举出种种标准。理想情况是，针对每一项缺陷都有特定的测试方法，而采用何种测试方法则取决于接受信息的人。

此时，工作流程中互动关系的重要性就突显出来了：信息的接收人是消费者，信息的制造人是供应商。内外部消费者终必须对好信息和坏信息进行界定，而供应商必须遵从消费者对于质量的界定。

CFO一旦识别出为常见的错误，每个人就应该明确如何对工作进行检查，以确保他们的工作符合质量标准。数据供应商的检查方法应与其消费者所采用的方法保持一致，以确保所提供的信息具备适用性。检查工作必须严格按照统一标准执行，只有这样，所有的工作差错才会在源头上被发现，不会出现错误数据被传递到下一个工作阶段的情况，这一点非常重要。

在数据源头上就甄别出错误让信息制造者有机会将重复劳动的负面影响降到低，能够及时并且不断地完善工作流程，减少或消除工作差错。

“穿流”检查提升效率、明确责任

在源头设立质量控制点是为了实现信息流能够不断向前流动。将质量检查工作回溯至数据源能够减少数据从消费者向供应商的后向传递事件的发生，从而大大提升信息流的流转速度和效能。虽然错误不可能在一夜之间就被消除，但是下游的财务和会计活动可以采用通过详细描述取代完整准确数据的方式来完成。

在每个质量低下的源数据被发现的环节上，对数据源进行质量回溯检查，辨别出理想状态应得到的信息，将之与会产生问题、导致重复劳动的所有情况和变量进行对照，然后据此来确定恰当的替代方法(如一种描述性的替代处理方法)，这种方法能够确保所有的变量都可为下游消费者接受和使用，不会导致他们重复劳动。